Aanvragen 

Stukken uit de Bijzondere Collecties kunnen, afhankelijk van het soort materiaal, op twee manieren ter inzage worden aangevraagd:

• Catalogus - Doorzoek de catalogus via het tabblad Special Collections en vraag het materiaal aan voor inzage in de leeszaal.  De subject guide geeft gedetailleerde informatie over het gebruik van de catalogus.
• Collectionguides.universiteitleiden.nl - Biedt toegang tot de collection guides van archieven en collecties. Een collection guide beschrijft de inhoud van een archief of collectie en geeft informatie over de geschiedenis, verwerving, andere bronnen en gerelateerd materiaal. 

Let op: na 16:30 uur worden er geen objecten meer uitgegeven.

Wij streven ernaar om het materiaal binnen één uur na aanvraag voor u beschikbaar te hebben. Er zijn echter uitzonderingen, zoals fotografisch materiaal en stukken die op een andere locatie zijn ondergebracht.

Wanneer zijn mijn aangevraagde stukken beschikbaar?

Zoeken 

U kunt onze collecties op verschillende manieren doorzoeken:

• Online catalogus – Selecteer naast de zoekbalk Special Collections. U kunt zoeken op titel, auteur en trefwoord. De zoekresultaten kunt u specificeren op bv. materiaalsoort, datum, taal, en/of vervaardiger. Zie de subject guide en de tutorial voor een uitgebreide uitleg over het werken met de catalogus.
• Collectionguides.universiteitleiden.nl –  Biedt uitgebreide zoekmogelijkheden en meer diepgaande informatie over bijvoorbeeld de herkomst en samenstelling van een archief of collectie. Voor veel archieven is ook een inventaris beschikbaar. Alle collection guides zijn ook opgenomen in de online catalogus. Zie de wegwijzer voor een gedetailleerde uitleg over het zoeken van materiaal via de collection guides.
• Digital Collections – In deze beeldbank vindt u digitale reproducties van stukken uit onze collecties. Alle afbeeldingen waar geen auteursrechten op rusten, kunt u vrij hergebruiken onder een CC-BY licentie. Bekijk de (Engelstalige) instructievideo’s voor informatie over bv. zoeken, downloaden, en het gebruik van de IIIF Advanced Viewer.
• Collecties – De Bijzondere Collecties zijn onderverdeeld in zeven domeinen. De webpagina collecties geeft een beschrijving van de verschillende domeinen en verwijst u door naar de relevante subject guides.   
• Subject guides – Zijn een startpunt voor onderzoek op een bepaald gebied. Een subject guide geeft een uitgebreid overzicht van naslagwerken, databases, websites en de relevante collection guides.
• Gedrukte catalogi - Niet alle beschrijvingen in de online catalogus zijn volledig. Meer gegevens bevinden zich in de vele gedrukte catalogi en inventarissen die in de loop der jaren zijn vervaardigd. U vindt ze bij elkaar in Collection Catalogues of the Holdings of Leiden University Libraries. 

De materialen uit de Bijzondere Collecties zijn veelal kostbaar en kwetsbaar. U kunt  het materiaal daarom niet meenemen buiten de leeszaal.

Vuistregels voor verantwoord en professioneel hanteren van objecten:

• Objecten hanteert u enkel met schone en droge handen. Was voor uw bezoek altijd uw handen met water en zeep. Toiletten met fonteintjes bevinden zich in dezelfde hal als de leeszaal.
• Geen jassen, tassen, laptophoezen, etuis en cameratassen. Er zijn kluisjes beschikbaar naast de ingang van de leeszaal. 
• Eten en drinken is op de leeszaal niet toegestaan.
• Pennen en stiften zijn niet toegestaan. Om aantekeningen te maken kunt u een potlood en computer gebruiken.  
• Geen grote ringen, armbanden, losse mouwen, of over het object hangende kettingen.
• Geen nagellak.
• Boeken op een kussen, niet plat op tafel. 
• Beperk aanraking van objecten tot een minimum. Gebruik loodveters. 
• Geen (katoenen) handschoenen. Op verzoek van personeel wél nitril handschoenen bij  fotografisch materiaal.
• Het is niet toegestaan de leeszaal te gebruiken zonder geldige Lu-Card.

Afgifte materiaal:

• Handschriften: maximaal 2 handschriften tegelijkertijd. Bij losbladig materiaal ontvangt u één omslag per keer. 
• Gebonden materiaal: maximaal 8 banden tegelijk. 
• Kaarten: maximaal 2 tegelijk.
• Tekeningen, prenten en foto's: maximaal 1 doos.

Zelf fotograferen en scannen

Het maken van opnamen is in de meeste gevallen mogelijk. Overleg voordat u gaat fotograferen wel altijd eerst met de leeszaalmedewerker. Na toestemming kunt u maximaal 20 opnamen per object maken. U dient voor elk afzonderlijk stuk toestemming te vragen.

Het gebruik van flits, eigen scanapparatuur en statief is niet toegestaan. Houdt u tijdens het fotograferen uw camera (of telefoon) te allen tijde met beide handen vast en leg altijd eerst de camera neer voordat u een folio omslaat. Het materiaal moet altijd op tafel blijven liggen en correct ondersteund worden met een kussen (bij gebonden materiaal), of een schuimmat (bij plat materiaal). Gebruik de aanwezige loodveters (niet uw vingers) om de folio's tijdens het fotograferen te stabiliseren en ga rustig en voorzichtig te werk.

Bij onbeschadigd en stevig plat materiaal kan een tafelezel worden gebruikt, deze kunt u vragen bij de baliemedewerker. 

Scannen

Op de leeszaal staat een scanner waarmee u drukwerken die niet in de kluis worden bewaard en met een publicatiedatum tussen 1850-1950 zelf kunt scannen. Dit is zonder verdere kosten. De afbeeldingen kunt u opslaan op een usb-stick.

Afbeeldingen uit de Digital Collections gebruiken  

Afhankelijk van de copyrightstatus van het materiaal kunt u afbeeldingen thuis bekijken en downloaden, of alleen inzien vanaf een apparaat dat verbonden is met het universiteitsnetwerk (Leiden University, NUWD-Laptop, of eduroam) in een van de universiteitsgebouwen. De copyrightstatus is per item aangegeven in Digital Collections. 

Bij het verwijzen naar materiaal uit de Bijzondere Collecties, graag opnemen: Universitaire Bibliotheken Leiden + shelf mark.

Universitaire Bibliotheken Leiden aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade die in enig opzicht voortvloeit uit of verband houdt met het hergebruik van afbeeldingen uit de Digital Collections. De copyrightstatus is per item aangegeven.

Universitaire Bibliotheken Leiden heeft haar uiterste best gedaan rechthebbenden te achterhalen voor het verwerven van toestemming voor publicatie in Digital Collections. Mocht u desondanks toch menen dat uw rechten niet zijn gehonoreerd, dan kunt u een e-mail sturen naar: specialcollections@library.leidenuniv.nl

Notice and takedown procedure

U kunt materiaal uit de Bijzondere Collecties laten digitaliseren of hergebruiken, mits er geen rechten worden geschonden en het materiaal het toelaat.

Bestellen van afbeeldingen 

Gebruik voor het bestellen van afbeeldingen van originele stukken uit de Bijzondere Collecties het Digitisation Request Form. Standaard niet-commerciële opnames van plat materiaal in Tiff-formaat (300 dpi) kosten €27,50 (excl. BTW) per stuk. Bij gebonden materialen betaalt u €2,50 per bladzijde met een starttarief van €27,50 voor de eerste opname. Het is ook mogelijk afbeeldingen als PDF te laten leveren. De kosten hiervan zijn €11 (excl. BTW) per afbeelding bij losse stukken. Voor gebonden materialen betaalt u een starttarief van € 11,- plus €1 per bladzijde. Maatwerk is mogelijk.

Digitisation Request Form

I.v.m. verbouwing en herinrichting van de digitaliseringsstudio zal de levering van de facturen en afbeeldingen langer duren dan gebruikelijk. Houdt u rekening met een leveringstijd van ongeveer twee maanden.

Het bestelformulier is ook te vinden bij de objectbeschrijvingen van stukken uit de bijzondere collecties in de Catalogus zelf.

Het is niet mogelijk afbeeldingen te bestellen van werken die auteursrechtelijk beschermd zijn zonder schriftelijke toestemming van rechthebbende(n) zelf.

Als digitale afbeeldingen niet verstrekt kunnen worden ontvangt u een bericht per mail.

Digitale afbeeldingen publiceren 

Als u van plan bent een werk uit onze collecties te publiceren, dan is van belang:

• om de maker(s) van het originele werk te vermelden.

• om een bronvermelding op te nemen in de publicatie: Universitaire Bibliotheken Leiden + signatuur.

Afbeeldingen van originele werken kunnen auteursrechtelijk beschermd zijn. Voor alle werken die vallen onder de auteurswet heeft u schriftelijke toestemming nodig van de rechthebbende(n). Een origineel werk is auteursrechtelijk beschermd tot en met 70 jaar opvolgend de dood van de maker. Rechthebbenden zijn: de maker, eventuele andere meewerkende maker(s), nabestaanden of instellingen waaraan de auteursrechten zijn overgedragen. Onder hergebruik wordt verstaan: alle openbaarmakings- en verveelvoudigingshandelingen.

Voor het hergebruik van auteursrechtelijk beschermde images dient u zelf toestemming te vragen aan de rechthebbende(n). De UBL is niet aansprakelijk voor inbreuk op het auteursrecht.

We stellen het sturen van een bewijsexemplaar zeer op prijs. Stuur uw publicatie naar Universitaire Bibliotheken Leiden, Bijzondere Collecties, Witte Singel 27, 2311 BG Leiden.

In en rond de leeszaal bevinden zich de handbibliotheken. Hier staan de belangrijkste naslagwerken en lopende tijdschriften op het gebied van oosterse en westerse handschriften, het gedrukte boek, cartografie, prenten, tekeningen en fotografie.

Verschillende handbibliotheken

Alle boeken uit de handbibliotheken staan in de catalogus van de UBL. De banden zijn geordend volgens de Library of Congress Classification (LCC).  De handbibliotheken bevinden zich op de tweede verdieping; in de Leeszaal Bijzondere Collecties en aan beide zijden daarvan. 

Ingang 3 geeft toegang tot tijdschriften en naslagwerken uit de beeldcollecties: prenten, tekeningen, fotografie, kaarten en atlassen. 

Ingang 4 (en de deur naar rechts) geeft toegang tot tijdschriften en naslagwerken uit de tekstcollecties: westerse en oosterse handschriften en oude of zeldzame drukken. 

In de leeszaal (ingang  4) vindt u naslagwerken zoals catalogi en inventarissen van de Leidse bijzondere collecties. Daarnaast zijn er ook veel facsimile’s, zowel van onze eigen collecties als van elders.

Openingstijden handbibliotheken

De handbibliotheek op de leeszaal is te bezoeken tijdens de openingstijden van de Leeszaal Bijzondere Collecties. De handbibliotheken bij ingang 3 en 4 sluiten om 19:00 uur.