Proefschrift aanleveren

Informatie over het aanleveren van uw proefschrift

Promotiereglement

Het College van Bestuur van de Universiteit Leiden heeft in 2006 besloten dat het verplicht is voor de promovendus zijn/haar proefschrift beschikbaar te stellen via het Leids Repositorium.

Voor relevante wijzigingen zie Promotiereglement Universiteit Leiden.

Beschikbaar stellen van het proefschrift

Om aan het promotiereglement te voldoen moet de promovendus minimaal drie weken voor de promotie de volgende drie zaken aanleveren:

• twee gedrukte exemplaren van uw proefschrift voor MDA
  
  Verzend- of bezorgadres:
  
  Universitaire Bibliotheken Leiden - MDA  
  Van Steenis Building 
  Einsteinweg 2
  2333 CC Leiden 
   
• twee gedrukte exemplaren van uw proefschrift voor de Pedel
  
  Verzend- en bezorgadres:
  
  Bureau van de Pedel
  Rapenburg 73
  2311 GJ Leiden

Appendix B (Licentieovereenkomst, digitaal invullen en ondertekenen en/of afdrukken en ondertekenen).
Met deze licentie verleent u het niet-exclusieve recht aan de Universiteit Leiden om uw proefschrift in digitale vorm wereldwijd beschikbaar te stellen. De universiteit zal duidelijk maken dat u de auteur of eigenaar van de bijdrage bent, en brengt geen wijzigingen aan in uw bijdrage anders dan toegestaan door deze licentie. U kunt hier ook eventuele embargo’s aangeven zoals onderaan aangegeven.

• Digitale proefschrift (pdf) en metadata
  Bestanden moeten worden aangeleverd in PDF-formaat. Lever het proefschrift bij voorkeur in als één PDF. Cover en stellingen mogen eventueel in losse bestanden ingeleverd worden.
  
  Denk bij het uploaden aan het aanleveren van de trefwoorden en eventuele DOIs van gepubliceerde artikelen per hoofdstuk.
   
  • Promovendi verbonden aan UL of buitenpromovendi kunnen hun metadata en digitale proefschrift uploaden via de Graduate School Managementmodule Lucris GSM.
    
    Ga hiervoor naar de ‘Graduation formalities’ en kies voor het tabblad ‘more’  en vervolgens voor ‘Dissertation’. Helemaal onderaan klik je op de blauwe knop. Volg de instructie in de handleiding Researcher's manual.
     
  • Promovendi verbonden aan het LUMC kunnen hun metadata en digitale proefschrift uploaden via het Uploadformulier voor aanleveren proefschrift. Met dit formulier levert u een samenvatting en de metadata van uw proefschrift aan. Daarnaast moet u de PDF van het proefschrift inclusief stellingen en cover uploaden. Als uw proefschrift uit artikelen bestaat, wilt u dan de  DOIs  van de individuele artikelen opgeven?
    
    In het formulier wordt gevraagd om trefwoorden. Is er binnen uw vakgebied een algemeen geaccepteerde lijst van trefwoorden, dan kunt u daar het best een keuze uit maken. Bestaat een dergelijke lijst niet, overleg dan met uw promotor of begeleider. Vermijd woorden die in de titel voorkomen, heel algemeen zijn of meerdere betekenissen hebben.

Mocht u data van uw onderzoek willen opslaan, neem dan contact op met het datamanagementteam van het Centre for Digital Scholarship.

Embargo's

Het is mogelijk voor onderdelen uit het proefschrift een embargo af te spreken van 6, 12, 18 of 24 maanden als dit noodzakelijk is vanwege afspraken met een uitgever of om toekomstige publicatie mogelijk te maken. Promovendi dienen zelf na te gaan of op individuele hoofdstukken embargo's ingesteld moeten worden. Indien de embargoperiode onvoldoende blijkt, kan deze op basis van redelijkheid verlengd worden zoals aangegeven in het Promotiereglement Universiteit Leiden. Neem daarvoor contact op met de bibliotheek. U bent er zelf verantwoordelijk voor om verlopende embargo’s tijdig te vernieuwen indien nodig.

Maakt u gebruik van artikelen die al gepubliceerd zijn bij een uitgever en wilt u deze integraal overnemen via de door de uitgever gepubliceerde PDF? Hou er dan rekening mee dat niet alle uitgevers toestaan de opgemaakte pdf te gebruiken en dat u in dat geval de tekst in de opmaak van het proefschrift zelf verwerkt.

Tegemoetkoming in de drukkosten

Voor proefschriften verdedigd in 2025 ontvangt de promovendus na promotie een vergoeding van €500,- als tegemoetkoming voor de drukkosten. Dit gaat automatisch na inleveren van de vereiste materialen: twee exemplaren van het proefschrift, het proefschrift in elektronische vorm en de ondertekende licentieovereenkomst (Appendix B). Deze regeling vervalt per 1 januari 2026.

Contact

Wij zijn te bereiken via e-mail, of telefonisch via 071-5271525.

Publiceren op een eigen website

U mag de PDF uit het repositorium op uw eigen website zetten. Hiervoor is geen toestemming van de bibliotheek nodig. Makkelijker is het om, in plaats van de pdf, de handle-url van het proefschrift op te nemen (bijvoorbeeld https://hdl.handle.net/1887/4550). Deze url is persistent en blijft altijd naar het proefschrift verwijzen.