De Universiteit Leiden moedigt het open access maken van boeken aan, maar stelt dit niet verplicht aan auteurs/redacteurs. Let op: losse hoofdstukken in bundels vallen wél onder het Leids Universitair Open Access beleid en dienen maximaal zes maanden na publicatiedatum open access beschikbaar te zijn.

De meeste onderzoeksfinanciers stellen eisen aan boeken die voortkomen uit een door hen gesubsidieerd project. NWO stelt dat alle boeken (monografieën en bundels) open moeten worden gemaakt via de uitgever of een repositorium, met een maximale embargotermijn van 12 maanden. De Europese Commissie en diverse andere onderzoeksfinanciers zijn strenger en eisen directe open access voor boeken, zonder toegestane embargoperiode. Verdiep je daarom altijd in de open access-voorwaarden die gelden voor jouw onderzoeksfinanciering. 

Net als voor tijdschriftartikelen zijn er meerdere routes om een boek open access te maken. Overweeg vóór het tekenen van een publicatiecontract van welke route je gebruik zou willen maken en vraag de (beoogde) uitgever om een overzicht van mogelijkheden en kosten.

• Open access via de uitgever – tegen betaling: 
  De meeste uitgevers bieden de mogelijkheid om boeken in hun geheel of per hoofdstuk open access te maken tegen betaling van een Book Processing Charge (BPC) of losse Chapter Processing Charges (CPCs). De kosten hiervan kunnen sterk variëren: van €5000 tot €18.000 voor een boek, of van €500 tot €2000 per hoofdstuk. Via het Directory of Open Access Books kun je betrouwbare open access boekenuitgevers vinden. De specifieke modellen en voorwaarden zijn niet centraal doorzoekbaar, maar moet je teruglezen op de website van de uitgever.
   
• Open access via de uitgever – zonder kosten voor de auteur/redacteur:
  Sommige uitgevers publiceren boeken in open access zonder daarvoor kosten te rekenen aan de auteur/redacteur. Deze uitgevers stellen vaak wel voorwaarden: hun programma’s zijn bijvoorbeeld alleen toegankelijk voor auteurs/redacteurs van een bepaalde instelling, of voor titels die binnen een specifieke serie passen. De volgende bron biedt een overzicht van deze no-fee open access boekenuitgevers: Hopkins, K. (2026). ‘Where can I publish a book open access without (necessarily) paying a fee? A list of Diamond open access options’, via Zenodo: https://doi.org/10.5281/zenodo.20287653
   
• Open access via het repositorium: 
  Ook als een boek niet in open access verschijnt, kan het open worden gemaakt: via het Leidse repositorium Scholarly Publications. Afspraken hierover tussen auteurs/redacteurs en hun uitgever moeten worden opgenomen in het uitgeefcontract, en dit zijn belangrijke onderhandelingen om ruim van tevoren te voeren. Gewoonlijk zijn de volgende drie aspecten bespreekbaar: 
  • Omvang: meestal kan 10-20% van het werk open beschikbaar worden gemaakt (gemeten in aantal pagina’s)
  • Versie: veel uitgevers verbieden de definitieve versie (Version of Record) te delen, maar vaak mag een (gedeelte van de) manuscriptversie (Accepted Manuscript, na peer review) wel open access worden aangeboden. Let op: anders dan bij tijdschriftartikelen gaan boekenuitgevers zelden akkoord met het posten van een preprint (de ingezonden/submitted versie)!
  • Embargo: soms staan uitgevers niet toe dat een boek direct open gemaakt wordt, maar mag dit wel met een embargo van 12 tot 36 maanden.

Let op: een boekhoofdstuk kan, middels de Taverne-regeling, altijd zonder kosten voor de auteur na zes maanden open access gemaakt worden via het repositorium en valt daarom onder de verplichting van het Leids Universitair Open Access Beleid om open access te maken.

De Universiteit Leiden heeft geen centrale middelen voor het financieren van publicatiekosten voor open access boeken.

• Auteurs/redacteurs kunnen bij hun faculteit of instituut informeren of er budget beschikbaar is.
• Onderzoeksfinanciers, zoals NWO, ZonMw, de Europese Onderzoeksraad (ERC) en de  Europese Commissie, staan over het algemeen toe dat hun onderzoeksfinanciering wordt gebruikt voor de publicatiekosten van open access boeken die voortkomen uit door hen gesubsidieerde projecten. Let op: financiering mag alleen worden gebruikt als het hele boek open access toegankelijk wordt gemaakt – dus niet voor het open maken van een hoofdstuk in een bundel die ook hoofdstukken achter de betaalmuur bevat – en er zit vaak een maximum aan de kosten die vergoed worden.
• Bovenop de al toegekende projectfinanciering kunnen auteurs/redacteurs van door NWO gefinancierde projecten een aanvullende aanvraag indienen voor de kosten van het open acces publiceren van boeken die daaruit voortkomen. Op de webpagina van NWO over deze ‘Open Access Boeken’ call  staat meer informatie over dit financieringsinstrument.
• Redacteurs van bundels kunnen de uitgever vragen de open access-kosten te splitsen per hoofdstuk, zodat de auteurs van hoofdstukken (mede) voor financiering kunnen zorgen. Door op deze manier financiering per hoofdstuk te combineren, maakt splitsing van de kosten het mogelijk sommige bundels in hun geheel open access te publiceren.

Voor veel auteurs/redacteurs zijn het open access model en de financiering daarvan de belangrijkste overwegingen bij de keuze voor een uitgever van hun boek. Let ook op deze zaken bij het kiezen voor een uitgever en het afsluiten van een publicatie-overeenkomst:

• Auteursrecht en licenties: omdat het auteursrecht van een boek geschreven als werknemer van de Universiteit Leiden bij de auteur/redacteur ligt, heeft de uitgever toestemming nodig om het werk te publiceren. Deze toestemming kun je het best geven in de vorm van een niet-exclusieve licentie; een exclusieve licentie of zelfs overdracht van auteursrecht is minder wenselijk. Zie ook de pagina ‘Auteursrecht voor auteurs’.
• Aanvullende gebruiksrechten: in het uitgeefcontract kun je afspreken dat je als auteur wel rechten op (een deel van) je werk houdt voor eigen gebruik. Dat is handig als je bijvoorbeeld afbeeldingen, figuren of onderliggende data open beschikbaar wilt houden voor jezelf of anderen, of als je het boek wilt gebruiken in onderwijs dat je geeft. Ook over eventuele heruitgaven kun je bepalingen afspreken.
• Versies en formaten: maakt de uitgever alleen een digitale versie in PDF? Of ook alternatieven zoals ePub of HTML? Worden er daarnaast papieren exemplaren van het werk gedrukt?
• Redactionele diensten: welke taken neemt de uitgever op zich, en welke komen voor rekening van de auteur? Wie stelt bijvoorbeeld de index en het notenapparaat samen? Hoe zijn de redactierondes en correcties geregeld?
• Technische specificaties: krijgt het boek (en eventueel ook de losse hoofdstukken) een ‘persistente identifier’, zoals een DOI? Wordt er een ISBN aan het boek toegekend? Hoe zorgt de uitgever dat de boeken zichtbaar worden in catalogi en databases? Draagt de uitgever ook zorg voor betrouwbare lange-termijnarchivering?

Bij veel (kleine) boekenuitgeverijen zijn processen niet zo gestroomlijnd en geautomatiseerd als auteurs/redacteurs aannemen. Zorg dus altijd dat je een publicatiecontract helemaal begrijpt voor je het ondertekent – dat geldt voor alle publicaties, maar zeker voor boeken. Vraag vooral of het open access team en/of het auteursrechteninformatiepunt het contract willen beoordelen; neem contact op via openaccess@library.leidenuniv.nl