Universiteit Leiden

nl en

Proefschrift aanleveren

Informatie over het aanleveren van uw proefschrift.

Promotiereglement

Het College van Bestuur van de Universiteit Leiden heeft in 2006 besloten dat het verplicht is voor de promovendus om zijn/haar proefschrift beschikbaar te stellen via het Leids Repositorium. Hiervoor moet de promovendus minimaal drie weken voor de promotie een digitale versie inleveren. Ook moet u vier kopieën van het gedrukte proefschrift inleveren bij de UBL ten behoeve van archivering en uitleen.

Voor relevante wijzigingen zie de Leidse promotiereglement-site.

Formulieren

Bij aanlevering van het proefschrift dienen Formulieren V en VI te worden ingevuld. Met het online invullen van formulier V uploadt u de digitale versie van uw proefschrift. Daarnaast dient u vier gedrukte exemplaren van uw proefschrift, samen met een exemplaar van formulier VI op te sturen naar de Universiteitsbibliotheek (postadres zie hieronder).

  • Formulier V
    Met dit webformulier levert u een samenvatting en de metadata van uw proefschrift aan. Tevens moeten de PDFs van uw proefschrift, de omslag en de stellingen worden geüpload via dit formulier. Als uw proefschrift uit artikelen bestaat, wilt u dan de doi-nummers van de individuele artikelen opgeven?
  • Formulier VI (uitprinten) 
    Dit is de licentie. Hiermee verleent u het niet-exclusieve recht aan de Universiteit Leiden om uw proefschrift in digitale vorm wereldwijd beschikbaar te stellen. De universiteit zal duidelijk maken dat u de auteur of eigenaar van de bijdrage bent, en brengt geen wijzigingen aan in uw bijdrage anders dan toegestaan door deze licentie.

Formulier VI gaarne getekend en samen met vier gedrukte exemplaren van uw proefschrift versturen naar: 

Universitaire Bibliotheken Leiden - MDA  
Van Steenis Building 
Postbus 169 
2300 AD Leiden 

Wij kunnen uw proefschrift pas in behandeling nemen als wij de beschikking hebben over beide ingevulde en ondertekende formulieren en over uw bestanden. 

Tegemoetkoming in de drukkosten

Promovendi krijgen een vergoeding als tegemoetkoming voor de drukkosten van de aan de universiteit verplicht te leveren exemplaren van het proefschrift. Deze bedraagt €500,- en wordt door de UBL uitgekeerd na ontvangst van vier exemplaren van het proefschrift, ontvangst van het proefschrift in elektronische vorm en ontvangst van de ondertekende licentie voor de niet-exclusieve openbaarmaking van het proefschrift in digitale vorm.

Bestandstypen

Bestanden moeten worden aangeleverd in PDF-formaat. Lever het proefschrift in als één PDF. Als een of meerdere hoofdstukken onder embargo moeten worden gesteld, kunt u dit aangegeven op Formulier VI, verdere bewerking wordt uitgevoerd door de metadataspecialisten. Geef, als dat van toepassing is, de DOI's door van de hoofdstukken die reeds als artikelen zijn gepubliceerd. Het omslag en de stellingen mogen wel apart aangeleverd worden. 

Mocht u data van uw onderzoek willen opslaan, neem dan contact op met het Leiden Research Data Office.

In formulier V wordt gevraagd om trefwoorden. Is er binnen uw vakgebied een algemeen geaccepteerde lijst van trefwoorden, dan kunt u daar het best een keuze uit maken. Bestaat een dergelijke lijst niet, overleg dan met uw promotor of begeleider. Vermijd woorden die in de titel voorkomen, heel algemeen zijn of meerdere betekenissen hebben. 

Als u alleen bestanden in Word (of in andere formaten) hebt, neemt u dan even contact op. Ook voor alle andere vragen en eventuele correcties zijn wij per mail te bereiken via proefschrift@library.leidenuniv.nl, of telefonisch op 071 527 2839 of 071 527 1525.

Embargo's

Het is voor eerder gepubliceerde onderdelen uit het proefschrift, of voor proefschriften waarvan handelsedities verschijnen, mogelijk per onderdeel een embargo af te spreken van 6, 12, 18 of 24 maanden. De gewenste embargo-periode kan worden aangegeven in de licentie. In uitzonderings­gevallen is een langere periode mogelijk, ter beoordeling door het College voor Promoties. Promovendi dienen zelf na te gaan of op individuele hoofdstukken embargo's ingesteld moeten worden.

Ook als u te maken heeft met een verbod het proefschrift openbaar te maken dient u uw proefschrift aan te leveren. Dit komt de duurzaamheid en zichtbaarheid van uw werk ten goede. Proefschriften waarop een embargo rust, worden ook op de lange termijn gearchiveerd, maar niet fulltext beschikbaar gesteld. De samenvatting en bibliografische informatie wordt wel beschikbaar gesteld.

Publiceren op een eigen website of bij een uitgever

U mag de PDF uit het repositorium op uw eigen website zetten. Hiervoor is geen toestemming van de bibliotheek nodig. Makkelijker is het om, in plaats van de pdf, de url van het proefschrift op te nemen. Deze url is permanent en blijft dus ongewijzigd.

Heeft u (artikelen uit) uw proefschrift al via een uitgever gepubliceerd of gaat dit nog gebeuren en wilt u de artikelen ook aanleveren voor Open Access dan is een en ander afhankelijk van de overeenkomst die u met de uitgever heeft getekend.
In de meeste gevallen kunt u met de uitgever afspreken dat u het recht hebt uw artikel/proefschrift op te nemen in een institutioneel repositorium. In dit geval is er geen probleem. Let wel dat sommige uitgevers wél bezwaar kunnen maken tegen de opname van een door hen opgeleverde pdf. U zult dan een nieuwe pdf moeten maken.

Als uw overeenkomst niets over opname in een institutioneel repositorium zegt, is er wellicht nog informatie op de site van de uitgever te vinden. Vaak hebben uitgevers informatie over hun beleid en voorwaarden voor (open access) opname in het repositorium op hun website staan.

Tot slot kunt u de uitgever aanschrijven om toestemming voor opname in het repositorium. De meeste uitgevers staan hier welwillend tegenover. Een actueel overzicht van uitgevers en hun beleid ten opzichte van auteursrecht en archivering via een institutioneel repositorium is terug te vinden bij SHERPA publisher copyright policies & self-archiving.

Contact

Wij zijn te bereiken via e-mail, of telefonisch via 071-527 2839 of 071-5271525.